2、列出会议保障工作的大项，如会议场地、设备、人员、食品等，每项占据一个表头。

3、在每项下列出相应的具体任务，如会议场地可包括预订场地、布置场地、清洁、维护等，每个任务占据一行，并在旁边添加一个复选框或勾选框。

4、根据任务需求填写时间、人员、标准、数量和备注，确保每个任务的细节都被包括。

5、对于某些任务，如食品、会议设备等，可以进一步细分，如分类列出访客数量、饮食要求、餐点等细节。

6、确认任务列表和任务分配，将表格打印或分享给相关负责人。